在文字排版与校对方面,Word 的体验是无可挑剔的,但就文字编辑和写作而言,Word 复杂的文本格式和界面往往让人摸不着头脑,通过菜单调整文本格式也显得效率低下。不过还好,Word 给用户提供了丰富的自定义选项和好用的写作辅助工具,利用好这些选项,在Word 上也能拥有纯净且高效的写作体验。

一、设置模板和工具栏

模板,控制着所有通过此模板创建的文档的文本样式,页面样式,快捷键以及工具栏布局。创建一份符合自己使用习惯的模板,就可以省下写作时花在文字格式上的时间。新建一个 Word 文档,保存为「Word 模板」(后缀名为 dotx 或者 dot),开始编辑这个模板文件。

1.1 自定义样式

首先自定义字体样式,在「开始」菜单中的「样式」中,右键选择某个想要修改的样式,选择「修改」,会弹出设置界面。一般来说,日常使用只需要设定各级标题、正文、引用、代码块等少数几个样式。如果是写作论文,可以根据投稿杂志要求设定相应样式,后期调整格式时会省力很多。样式库中没有相关样式需要在下拉菜单中创建。设置完成记得要勾选界面左下方的「基于该模板的新文档」。

字体颜色建议设置成「自动」,这样 Word 会智能设置颜色,更换背景方便一些,如果设置为单一颜色,在一些视图下文字可能会不清晰。在界面左下方「格式」的展开菜单中,有两个项目建议配置:在「段落」中,设置「大纲级别」,即标题的级别,目录和导航都会跟着此选项一起变化;在「快捷键」中,为此样式指定一个快捷键,以后不需要菜单也能快速设置文本样式了。比如说,可以指定用 Ctrl+ 数字1 输入一级标题,用 Ctrl + 数字0输入正文。配置完成后,将不需要的格式右键从菜单中删除,让功能区更整洁。

除了字体样式,还可以在「设计」菜单中配置页面颜色、边框等,同样会对所有使用该模板的文档生效。

1.2 自定义工具栏

菜单界面比较复杂,而且也太占地方,Word 的快捷工具栏轻快小巧,并且可以通过 Alt

  • 数字键 的方式快速呼出,是一些常用命令的好去处。

我们可以在「文件」-「选项」-「快速访问工具栏」中定义此设置。配置之前,首先在界面右上方的下拉菜单中选择「用于***文件」,保证不会影响到其他文档。推荐将视图和缩放菜单(大纲、页面、适应页宽)、常用格式(加粗、斜体、文字大小)和插入菜单(链接、截图、图片)放进工具栏,如果命令太多,可以选择「在功能区下方显示快速工具栏」。

在编辑文档时,将功能区设置为「显示选项卡」,即可享受快捷工具栏带来的便利。

1.3 使用和导出设定

保存模板过后,就能在「新建」菜单使用此模板了。如果在使用过程中想要调整样式,也不必再回去修改模板文件,在任何使用该模板的文档上更改样式,Word 都会提示是否同步更新模板。Word 模板是通用的,即使更换了环境也不需要重新编辑模板,可以将模板文件同步到云盘保存。

面板的设置可以在上图右下角中的「导入/导出」中保存。

二. 用好几种视图

  • 在 Web视图中写作:点击「视图」-「 Web 版式视图」,启用该视图。在 Web 视图下,没有页面的概念,字体的大小由缩放等级控制。另外,在该模式下,页面随着 Word 窗口的变化而变化,不会出现窗口过小需要左右移动的情况,很适合在小窗口码字;
  • 用大纲视图拟定文章框架:在 Word「大纲视图」列出了文档所有的大纲级别内容。在这里写出文章的主要目录以及每个目录下的简要内容后,再切换回普通视图继续写作,整个文章的框架一目了然;
  • 阅读视图:用于写作完成后的检查或者像别人展示;
  • 专注模式:Word 进入全屏模式,界面只剩下编辑器,让用户保持专注。

三、设定自动更正和快捷键

Word 的校对功能不只可以帮助你找出语法错误,还可以设置一些快捷输入,大大提高写作效率,可以将它用作快捷短语输入。进入「选项」-「校对」-「自动更正选项」中,你可以看到,Word 默认会把一些特定的字符串替换成其他标志,例如「-->」会被替换成箭头,「\alpha」会被替换成「α」。我们可以将自己常用的标志、符号或短语添加进自动更正的选项中,免去从输入法中来回翻找的麻烦。

虽然无法使用标记语言,但 Word 的快捷键也很非常方便,加上上文自定义的一些快捷设置,完成写作中的绝大多数需求没有什么问题的,以下是编辑过程中比较常用快捷键,Ctrl+ 数字快捷键需要在样式中自定义:

一些没有默认快捷键的功能,可以将他们放进快捷工具栏中,这样就能使用 Alt键调用了。

虽然目前已经有许多的 Markdown编辑器和笔记软件可以用于文本写作和编辑,但是在这些软件纷纷关紧大门,提高用户迁出门槛,还无法保证数据安全的情况下,Word 的兼容稳定或许可以成为使用它的一个重要理由。